6 digitale Lösungen für den Gastronomie-Alltag

Etwa die Hälfte der Betriebe, die im Gastgewerbe in Deutschland tätig sind, arbeiten bereits mit digitalen Kassensystemen. Die Systeme helfen dabei, die Übersicht von Warenein- und ausgang im Blick zu behalten und besser planen zu können. Dadurch können Abrechnungen und Belege schneller erstellt werden, was die Buchhaltung vereinfachen wird. Besonders, da die Buchhaltung immer mit viel Aufwand und detailgetreuer Arbeit verbunden wird, erfreut man sich hier neuer Ansätze. Digitale Lösungen schaffen Abhilfe und ermöglichen es zudem verschiedene Beschäftigungsverhältnisse wie Teilzeit, Vollzeit oder Aushilfsjobs der Mitarbeiter*innen leichter zu erfassen und zu organisieren.

Nun ist die Investition in ein neues Kassensystem erst einmal ein organisatorischer und finanzieller Stolperstein. Doch langfristig wird sich diese Investition durch den reduzierten Zeit- und Arbeitsaufwand lohnen und sich positiv auf den Arbeitsalltag auswirken.  

Zudem sind digitale Kassensysteme auch überwiegend mit Geräten des kontaktlosen Bezahlens verknüpft. Diese werden häufig als ein gemeinsames Paket angeboten. Somit schlägt man 2 Fliegen mit einer Klappe, indem man eine vereinfachte Buchhaltung hat und seinen Gästen gleichzeitig verschiedene Zahlweisen ermöglicht, die auch noch hygienischer als traditionelles Bargeld sind. 

Unser Tipp: Achtet bei der Einstellung des Kassensystems gleich zu Beginn darauf, dass ihr Trinkgeld per Kartenzahlung entgegennehmen könnt. So erleichtert ihr es euren Gästen bei Kartenzahlung auch den Service zu belohnen. Wer nämlich noch extra nach Kleingeld suchen muss, lässt es manchmal lieber gleich sein. Bereitet euch also auf diese Kleinigkeit vor. Falls ihr euch gerade erst selbstständig im Gastgewerbe macht, lohnt es sich allemal von Anfang an in ein digitales Kassensystem zu investieren. Tipps für eure eigene Existenzgründung im Gastgewerbe findet ihr hier.

Rund ⅕ des Gastgewerbes unterstützt bereits ihre alltäglichen Abläufe durch die Verwendung von Tablets, App oder QR Codes. Dabei kann sowohl das Menü auf Tablets ausgewählt als teilweise auch bestellt werden. Dieses spart dem Servicepersonal den Gang zum Tisch und somit Zeit.  

Ob man bei euch per Tablet bestellen kann oder nicht, sollte natürlich aber auch zu eurem Ambiente passen. Bspw. eignet sich diese Art des Bestellens ausgezeichnet, wenn man ein “All you can eat” Angebot wahrnimmt. Bei einem besonders exklusivem Ambiente solltet ihr klassisch Wert auf den Service legen, weshalb die Variante mit dem digitalen Bestellen entfällt. 

Darüber hinaus haben seit der Corona-Krise viele Betriebe einen QR Code integriert: Durch das Scannen mit dem Smartphone kann man erstens die Gästedaten eintragen und zweitens die Speisekarte ansehen. Somit kann der physische Kontakt reduziert werden und man braucht auch nicht warten bis die Speisekarte zum Tisch gebracht wird, sondern kann gleich mit dem Lesen der Köstlichkeiten beginnen.

Um eure Zielgruppe, euren Kundenstamm und auch Feedback zu eurem Gewerbe zu erhalten, ist die Pflege eurer Kundendaten essenziell für euren Erfolg. Dieses geht einfacher, wenn ihr die Daten eurer Gäste digital hinterlegt habt.  

Dafür kann man natürlich eine einfache Excel Liste verwenden. Wer aber mit seinen Gästen erneut in Kontakt treten will, kann diese Kundendaten auch in ein CRM (Customer Relationship Management) System eintragen. Der Vorteil dabei ist, dass ihr alle Daten gesammelt habt und dadurch auf einfachen Wegen mit den Kund*innen in Kontakt treten könnt. Gleichzeitig könnt ihr Gruppen und Unterkategorien erstellen. Beispiele für CRM Systeme sind Hubspot, Salesforce oder Pipedrive.

Das Thema Datenschutz kam gesondert in der aktuellen Corona-Krise auf. Im Gegensatz zu einfachen Papierzetteln ermöglichen euch diese digitalen Systeme eine erhöhte Sicherheit der persönlichen Daten. Zudem könnt ihr euch durch den direkten Kontakt bei den Gästen rechtlich absichern, indem ihr per Mail eine Datenschutzerklärung verschickt. Achtet darauf auf eurem Computer ein Antivirus- oder Schutzprogramm zu haben, was euch vor Beeinträchtigungen und Datenklau schützt.

Besonders im Hotelgewerbe sind Kundendaten und deren Feedback wichtig. Ein CRM System nützt euch auch dabei, Rückmeldungen zu bekommen und die Gäste nach ihrer Zufriedenheit zu fragen. Beispielsweise könnt ihr eine Umfrage zur Nachhaltigkeit und der damit verbundenen Kundenzufriedenheit eurer Gäste erstellen. Tipps, wie ihr die grüne Revolution im Gastgewerbe einleitet und somit mehr Nachhaltigkeit in euer Ambiente bringt, findet ihr hier.

Unser Tipp: Durch Auswertung dieser Daten könnt ihr leichter Änderungen gemäß den Kundenwünschen nachgehen, potenzielle Schwachstellen erkennen und Trends umsetzen. 

Außer-Haus Bestellungen nehmen besonders durch die fortwährende Corona-Krise zu. Dafür ist es ratsam, den Kund*innen einen Zugang zur Speisekarte und die Möglichkeit zur Bestellung anzubieten. Ergänzend zur traditionellen Print-Bestellkarte solltet ihr deshalb auch online eine Option einrichten, damit eure Gäste die Speisekarte sehen und ihre Essenswünsche hinterlassen können. Dafür könnt ihr entweder ein Kontaktformular einrichten oder einen Warenkorb integrieren. Dabei könnt ihr euch Hilfe von den Online-Anbieter*innen eurer Webseite holen.

Falls die Möglichkeit den*die Webseitenanbieter*in zu kontaktieren nicht besteht, hinterlasst doch einfach eure Telefonnummer und die Online-Speisekarte auf eurer Webseite, damit sich die Gäste telefonisch bei euch melden können. Dadurch treibt ihr die Digitalisierung   voran und erweitert eure Vertriebsmöglichkeiten.

Darüber hinaus könnt ihr euer Gewerbe und Speisenangebot auch bei Anbietern für Lieferservice wie Lieferando, Lieferheld oder Owl2go anmelden, um Außer-Haus-Bestellungen zu ermöglichen. Achtet dabei darauf, dass ihr nicht zu viel Verpackungsmüll verwendet oder zu plastikfreien Alternativen wie unseren #IAMPLASTICFREE Bags wechselt. Spätestens im Juli 2021 ändern sich nämlich die Vorgaben zu Einweg-Plastik in Deutschland. Was genau dahinter steckt und welche Produkte davon betroffen sind, könnt ihr hier nachlesen.

Durch die Online-Bestellung zahlen viele Menschen auch über digitale Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarte oder Paypal. Somit kann  der physische Kontakt zwischen eurem Personal und den Kund*innen gering gehalten werden. Unser Tipp: Richtet für Selbstabholer*innen eine Abholstation ein, wodurch ihr den Kontakt reduzieren könnt und für weniger Trubel innerhalb eures Betriebes sorgt.

Außerdem könnt ihr durch das bereits erwähnte Kontaktformular die Möglichkeit anbieten, dass Gäste online eine Tischreservierung tätigen. Dieses spart nicht nur den Kund*innen, sondern auch euch Zeit. Unser Tipp: Checkt täglich ein- bis zweimal eure E-Mails, um sowohl die Gästeanzahl als auch die Lebensmittel zu kalkulieren und bei Reservierungen eventuell nachzufragen oder Rückmeldung zu geben. 

Damit ihr sowohl eure bestehenden als auch neuen Kund*innen über Neuigkeiten und Änderungen informieren könnt, bietet es sich an, im Internet vertreten zu sein. Durch verschiedene Kanäle könnt ihr auf euch aufmerksam machen und den Kund*innen die benötigten Informationen zukommen lassen.

Der erste grundlegende Schritt ist die Erstellung einer Webseite und eines Google Eintrags, welche Auskunft über die wichtigsten Informationen geben. Dazu gehören:

• Name eures Gewerbes
• Öffnungszeiten
• Adresse
• Telefonnummer
• E-Mail
• Reservierungsmöglichkeiten

Darüber hinaus ist es für neue Kund*innen hilfreich, wenn sie Informationen über die Speisekarte und die Besonderheit eures Gastgewerbes finden. Eine Webseite könnt ihr mit Anbietern wie Jimdo, Squarespace, Wix und weiteren einfach erstellen. Die Baukasten-Tools sind mit etwas Übung leicht zu bedienen. Eine Investition in eine eigene Domain können wir euch empfehlen, da dieses zur Professionalität eures Gewerbes beiträgt.

Zusätzlich zur Webseite habt ihr die Option in verschiedenen sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram präsent zu sein. Mitglied dieser Netzwerke zu werden ist kostenlos und gestaltet sich sehr benutzerfreundlich, weshalb ihr euch schnell zurecht finden werdet. Sorgt dafür, dass ihr die wichtigsten Informationen in euer Profil einpflegt, eure Bilder eine hohe Qualität haben und der Standort markiert ist. In euren sozialen Profilen könnt ihr dann Neuigkeiten, Produkte oder euer Team zeigen. 

Mittlerweile ist Social Media auch eine geeignete Plattform, um sowohl Stellenanzeigen auszuschreiben und nach neuem Personal zu suchen als auch die Beziehung zu euren Kund*innen zu pflegen. Zudem könnt ihr in den Einstellungen euer Profil zu einem ”Business-Profil” machen, was euch mehr Funktionen zur Interaktion und zur Bewerbung eures Gewerbes und eurer Produkte ermöglicht.

Unser Tipp: Fragt zufriedene Gäste, ob sie eine Bewertung bei Google oder in einem anderen Portal wie Tripadvisor, Lieferando, Vanilla Bean etc. für euch hinterlassen können. Kundenbewertungen sind für viele Leute einer der wichtigsten Faktoren für die Auswahl, welches Restaurant/Café/Bar sie schlussendlich besuchen. 

Auch im Bereich Produktqualität und Hygiene- bzw. Sauberkeitsmanagement gibt es zahlreiche Regeln zu beachten. Besonders im Gastgewerbe, wo Speisen und Getränke angeboten werden, gibt es verschärfte Vorschriften zu beachten. 

Damit Probleme betreffend der Lebensmittelhygiene schneller erkannt werden, eignet sich auch hier die Verwendung eines digitalen Organisations- und Kontrollsystems. Diese können dabei helfen, Checklisten über bereits verwendete oder noch vorhandene Lebensmittel zu erstellen und den Überblick über die Produktmenge und die Verwendung von Lebensmitteln zu behalten. Dadurch kann zudem die Nahrungsmittelverschwendung reduziert werden. Falls doch mal was weggeschmissen werden muss und ihr euch unsicher seid, welcher Müll in welche Tonne gehört, könnt ihr hier auf unserer Übersicht zur Mülltrennung nachlesen. 

Durch digitale Organisationssysteme habt ihr immer einen Überblick über die Warenwirtschaft. Diese mobile Übersicht auf die Inventur, Bestell und- Liefervorgänge und die Lebensmittelkalkulation helfen euch bei der alltäglichen Planung.

Gleichzeitig lassen sich durch Auswertungen dieser Listen, Trends in der Nachfrage der Gäste erkennen, wodurch sich Speisen besser kalkulieren lassen und man besser auf die Präferenzen der Gäste eingehen kann.

Unser Tipp: Besonders in Zeiten von Covid-19 misst man den Hygienemaßnahmen eine höhere Bedeutung bei. Deshalb benötigt man clevere digitale Ideen für den Gastronomie-Alltag in der fortwährenden Corona-Krise.  Tipps zu individuellen digitalen Hygienemaßnahmen im “Corona-Gastgewerbe” findet ihr hier.

Auch wenn einige der digitalen Lösungen anfangs mit (finanziellem) Aufwand verbunden sind, lohnen sich diese Investitionen langfristig auf jeden Fall. Es wird euch nicht nur die alltäglichen Aufgaben erleichtern, sondern auch eine umfangreiche Übersicht und Analyse eurer Unternehmensvorgänge geben. 

Dadurch kann man an Schwachstellen arbeiten und neue Chancen nutzen, um das volle Potenzial des Gewerbes auszuschöpfen. Besonders im organisatorischen und administrativen Bereich bieten diese Lösungen ein hohes Einsparpotenzial. Der Key zu neuen innovativen Lösungen ist „New Work“. In unserem Magazinbeitrag haben wir euch das Konzept und spannende Lösungen für die Gastronomie zusammengefasst.

Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase habt ihr euch sicherlich schnell an die neuen digitalen Veränderungen gewöhnt und diese einwandfrei in das alltägliche Geschäft integriert. Wir können euch nur empfehlen über digitale Lösungen nachzudenken und die genannten Optionen in Erwägung zu ziehen. 

Welche weiteren Konzepte zur Digitalisierung kennt ihr und habt ihr vielleicht sogar schon eigene Erfahrungen gemacht? Teilt es uns gerne in den Kommentaren mit.

Euch wünschen wir viel Erfolg auf dem Weg zur Digitalisierung in eurem Gastgewerbe!